【IT】WordやExcelで保存忘れのファイルを復元したいなら「自動保存」を1分に設定しておこう

保存されていない文書の回復

ファイルの保存忘れ

WordやExcelで時折遭遇するミスとして「うっかり保存せずに終了」がある。

例えばWordで作った新規文書。

テスト文書を作成

「保存しない」で終了すると苦労が水の泡。

保存しないで終了

普段はこんな初歩的なミスをしない人でも、寝不足だったり、複数のファイルを同時に開いている場面ならあり得なくはない。

いざ直面すると目の前が真っ暗になるが、それでも希望はある。

自動回復用ファイルからの復元だ。

自動回復用ファイルから復元

Word、Excel、PowerPoint等は一定間隔ごとに「自動回復用ファイル」が作成される。

「自動回復用ファイル」とは要するにバックアップファイルのことだ。

先ほどの「テスト文書」も条件が揃っていれば復元できる。

「保存されていない文書の回復」を押す

Wordを立ち上げて「開く」を押し「保存されていない文書の回復」ボタンを押す。

この中にファイルがあれば復元可能。

テストのasdを開く

今回であれば「テスト ((Unsaved-〇〇〇)).asd」というのファイルがそれだ。(〇〇〇には長い数字が入る)

Unsaved(アンセーブド)すなわち未保存。

この.asdファイルは [読み取り専用] なので「名前を付けて保存する」でWord(.docx)として保存し直すことで編集可能となる。

「名前を付けて保存」ボタンを押す
別ファイルとして保存する

地獄に仏とはまさにこの事だ。

既存ファイルの場合

新規文書だけではなく、既存ファイルの編集時にも裏で自動回復が動いている。

例えば適当な文書を作って、

Wordでテスト2の作成

「テスト2.docx」という名前で保存。

閉じたファイルを再度開く。

テスト2.docxとして保存し再度開く

末尾に適当な文章を追加。

適当な文章を追加する

これを保存しないで閉じる。

「保存しない」ボタンを押す

当然追加した文章は保存されていない。

しかしこれもある条件を満たしていれば復元の可能性がある。

Wordを立ち上げて「開く」から「保存されていない文書の回復」を押す。

「保存されていない文書の回復」を押す

この中に「文書名(今回ならテスト2)」のフォルダがあればほぼ条件達成。

テスト2のフォルダを開く

フォルダ内部には「バックアップデータ」「オリジナルファイルへのショートカット」が入っている。

開くべきはバックアップ(~.asd)の方。

テスト2のasdを開く

未保存だった文章が現れた。

「名前を付けて保存」ボタンを押す

これも [読み取り専用] なのでWordファイル(.docx)で保存することで復元完了。

別ファイルとして保存する

無事、未保存の文章を回収できた。

復元可否の条件

このような復元は、どんな時でも成功する訳ではない。

「自動回復用ファイル」が作られているかどうかが鍵だ。

WordやExcelを使用した時、ステータスバーに一瞬だけ何かが表示されたという経験は無いだろうか?

一瞬何かが表示された

実はこれがバックアップの通知。

バックアップは「オプション」で設定された間隔で実行されている。

Wordを立ち上げて「オプション」を押そう。

「オプション」を押す

[保存] の中にある「次の間隔で自動回復用データを保存する」という項目がそれだ。

初期設定では10分ごと。

仮に18分間作業して閉じてしまった場合、10分時点で一度データは保存されるが、その後の8分は記録されない事になる。

Wordのオプション画面

ここを「1分」に設定しておけば、18分間のうち17分までが保存される計算になる。

という訳で「1分」にしてしまおう。

間隔を1分にする

これで自動回復用ファイルの保存間隔が短くなった。

保存間隔が短くなった

<補足>
Wordの新規文書は、保存間隔が経過していなくても「保存しない」ボタンで画面を閉じた時は回復用ファイルが作られる事がある。

ただしエラー落ちなどで「保存しない」ボタンを押せないこともあるので、やはり1分間隔で保存しておく方が確実だと思う。

Excelも基本動作は同じ

自動回復用ファイルはExcelやPowerPointにも存在する。

Excelも「開く」の中に「保存されていないブックの回復」ボタンがあるはずだ。

Excelなら「保存されていないブックの回復」から復元

設定を変えるならオプション画面を開き [保存] を押して「次の間隔で自動回復用データを保存する」の欄を1にしよう。

Excelのオプション画面

PowerPointもよく使うならこの設定にしよう。

バックアップファイルの注意

自動回復用ファイルはあくまで「保存されていないデータの退避」だ。

普通に保存されたファイルのバックアップは破棄される。

保存してWordを終了した

それと「保存されなかったデータ」であっても4日経つと削除される。

なのでバックアップファイルがどんどん溜まっていく心配はない。

保存して終了 or 4日経過で一時ファイルは消える

なお、今回紹介した機能はあくまで保存忘れの為に用意されたものだ。

「保存したけどファイルを削除し、ゴミ箱を空にしてしまった」等の復旧には使えない。

そういう失敗がよくある人は「ファイナルデータ」のようなファイル復元ソフトを入れておくのが良いだろう。

IT系

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